Las formas de trabajar han evolucionado y variado. La globalidad y la movilidad son dos de las claves más significativas de este cambio que gracias a las nuevas tecnologías es actualmente una realidad. Sin embargo, otra realidad es que los espacios de trabajo aún no se han adaptado, aunque están en vías de hacerlo. Si bien el trabajo hoy día, y tiende a serlo cada vez más, es ante todo flexible. Como consecuencia de no hacerlo, el 50% del espacio de las sedes corporativas están permanentemente desocupadas y por el contrario, los espacios de colaboración, tales como salas de reunión, se encuentran saturados.

Aún encontramos en España muchas sedes corporativas cuyo diseño está basado en un concepto anticuado del trabajo, en el que prima la jerarquía frente a la funcionalidad, asignando puestos de trabajo, ya sean en espacio abierto o despachos, que no usamos, y proporcionando insuficientes espacios de trabajo en equipo o en colaboración con un diseño no adecuado.

Trabajo flexible no es solo trabajo en casa (teletrabajo), es trabajo con libertad de ubicación, la casa puede ser uno de los espacios pero no el único. Además, ha de ser un modelo suficientemente libre para acoger tanto a perfiles que quieran un alto grado de flexibilidad como a aquellos que prefieran el modelo más tradicional de optar solo por la ubicación de la sede corporativa. Las políticas de teletrabajo no siempre son exitosas porque a veces suponen una imposición a determinados trabajadores para realizar su actividad desde casa cuando preferirían hacerlo desde la oficina.

Este nuevo modelo está ya muy implantado desde hace unos años en Europa, con resultados francamente satisfactorios tanto para las compañías como para sus profesionales. Según un reciente estudio realizado por la compañía Vodafone en el Reino Unido, “el trabajo flexible emerge como ‘baza’ para los directivos que buscan los mejores talentos”. Asimismo, del estudio se extrae que “el trabajo flexible tiene más impacto en la satisfacción laboral que otros beneficios tangibles, como la participación financiera en el negocio o los bonos y pensiones” y “más del 75% de los empleados dicen que el trabajo flexible aumenta la satisfacción en el trabajo y mejora el equilibrio de la vida laboral-personal”.

Además, los espacios corporativos flexibles influyen positivamente en aspectos tan importantes en el mundo empresarial y social actual como: la productividad; potenciar la innovación y la creatividad; la flexibilidad de espacios y recursos; la conciliación de vida laboral y personal; la responsabilidad social corporativa; la sostenibilidad; la retención del talento; la optimización de costes operativos.

Productividad

Tradicionalmente, en la era industrial, la productividad se medía por el cociente entre lo producido y los recursos empleados. Si tomamos esta definición y optimizamos los recursos operativos de las empresas reduciéndolos en un 50%, el resultado es altamente positivo.

Por otro lado, si la persona puede elegir la mejor ubicación y horario para realizar su actividad, de una manera intuitiva podemos pensar que será más productivo, pues está eligiendo el mejor lugar y el mejor momento para esa actividad.

La no necesidad de acudir todos los días a una hora determinada a nuestro puesto de trabajo incide en una reducción del tiempo que empleamos en los desplazamientos al trabajo. ¿Cuántas horas gastamos en los desplazamientos diarios al trabajo? En Europa, de media, más de 500 horas al año por trabajador. ¿Con qué estado de ánimo llegamos a nuestra sede después de pasar por el atasco diario de primera hora de la mañana en la mayoría de las ciudades?

Innovación y creatividad

¿Dónde somos más creativos o innovadores? ¿En la ducha? ¿Paseando? ¿En la cama? Existen varios estudios sobre innovación y creatividad, y en lo que todos están de acuerdo es en que las ideas se producen en cualquier sitio menos en las oficinas actuales, donde por regla general estamos sometidos a continuas interrupciones que impiden desarrollar un tipo de trabajo creativo o innovador.

Flexibilidad

El tener los recursos en movilidad permite una mayor flexibilidad de crecimiento y decrecimiento, así como de reorganizaciones internas y de una manera inmediata. Además, permite también una integración más fácil y rápida de otros recursos deslocalizados, apoyando el mercado global 24 x 7.

Por último, y no por ello menos importante, un modelo de recursos humanos en movilidad ayuda también a no tener que interrumpir la actividad en casos como nevadas u otras incidencias graves (Disaster Recovery Plans).

Conciliación de vida personal y laboral

El modelo de oficina flexible, que nos da libertad de elección de ubicación y horario, permite poder compaginar mucho mejor nuestra vida personal con la laboral. Realmente, si nos fijamos en el modelo del estudiante universitario, es un modelo flexible; el estudiante se organiza sus tareas coordinándolas perfectamente con su vida personal y acudiendo a la universidad solo cuando es necesario. No es pues un modelo nuevo para el empleado.

Responsabilidad social corporativa

Permite una integración mucho más sencilla de personas en situaciones difíciles como minusvalías, madres o padres trabajadores con hijos menores de 4 años o empleados que por cualquier circunstancia tengan alguna persona mayor a su cargo.

Sostenibilidad

Vivimos un mundo en el que la sostenibilidad es una obsesión y una preocupación tanto a nivel corporativo como personal. El modelo flexible está completamente alineado con los conceptos de sostenibilidad y es mucho más efectivo que cualquier solución ingenieril de ahorros energéticos. Permite, al disminuir la dimensión de los espacios corporativos, reducir en más de un 35% las emisiones de CO2 y de más de un 50% el consumo energético. Además de la reducción que se produce con la disminución de los desplazamientos al trabajo y viajes.

Optimización de costes

Más de un 40% de la reducción de los gastos operativos de las corporaciones. Menor número de gastos asociados a bajas, absentismo, rotación de empleados, formación… Esta reducción de costes no solo afecta al bolsillo de la empresa, también al bolsillo del trabajador con la reducción de desplazamientos al trabajo, vestuario, comida y/o gastos educativos.

Hacer realidad una oficina flexible implica a varias áreas de la compañía: departamentos operativos que serán objeto del programa, RR HH, sistemas, comunicación, facility management y por supuesto el impulso y apoyo del comité de dirección y de las más altas jerarquías de la empresa. Hablamos, por lo tanto, de una metodología integral apoyada en tres pilares fundamentales: espacio, tecnología y personas.

En España, existen grandes compañías y no tan grandes que han hecho de sus oficinas tradicionales unas oficinas flexibles. Algunos ejemplos son las oficinas de Microsoft, Jazztel, Kellogg’s, ING Direct, laboratorios Merck…

En definitiva, el modelo de trabajo flexible es una realidad de facto. Es un modelo que todas las corporaciones van a adoptar en los próximos años de manera formal. Apoya y potencia todos los aspectos que hoy día son tan relevantes para el mundo empresarial y personal: conciliación, cultura de empresa, ahorro, apoyo medioambiental… Requiere de un rediseño y adaptación de los espacios corporativos y podemos ahorrar un 50% de costes inmobiliarios que no necesitamos.

Presidente de Grupo 3g office

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