Si bien el aumento de la densidad estática – espacio por metro cuadrado dedicado a cada área de trabajo- puede ayudar a una empresa a reducir los costos, al mismo tiempo puede afectar la productividad y el desempeño de los trabajadores.

La implementación de una política de densidad dinámica brinda a los empleados la flexibilidad de habitar diferentes sectores de la oficina en lugar de tener un escritorio fijo. De acuerdo al reporte de CBRE Research titulado “La utilización del espacio: la próxima frontera”, compartir el escritorio puede ayudar no sólo a reducir el costo por empleado, sino también a promover la productividad.

Lo explica el Dr. Henry Chin -Director de Investigación de CBRE en Asia Pacífico: “Una vez que los trabajadores se adaptan a nuevas formas de utilizar el espacio, se hace muy fluida la recuperación de áreas subutilizadas. Este enfoque, bien ejecutado, permite un mejoramiento global de la productividad de los empleados, su rendimiento y compromiso.”

1. No opte por soluciones rápidas

El informe de CBRE Research encontró que muchas empresas optan por “soluciones rápidas” cuando se enfrentan a problemas de densidad en el lugar de trabajo, tales como la sustitución de cubículos por puestos de trabajo, y el reemplazo de salas de reuniones y espacios colaborativos por más escritorios. Otra errónea visión es la de premiar a empleados de alta jerarquía con oficinas más grandes. Pero estos cambios suelen conducir a una reducción en el promedio de superficie por escritorio. CBRE Research sostiene que reducir este espacio por debajo de los 18 m2 puede generar una “zona de peligro de productividad” y afectar negativamente el desempeño y retención de empleados. A menudo los escritorios más pequeños se traducen en lugares de trabajo ruidosos y con más distracciones. El Dr. Chin destaca: “En lugar de colocar a la mayor cantidad posible de empleados en los espacios existentes, las empresas deberían explorar otras áreas que no estén siendo aprovechadas y tengan el potencial para utilizarse de manera creativa.”

2. Estrategias para potenciar el uso del espacio

A menudo, las áreas de reuniones son más grandes de lo necesario. De acuerdo a CBRE Research, en promedio el 59% de todas las reuniones involucran a dos o tres personas, pero la mayoría tienen lugar en salas de reuniones para al menos seis participantes. A nivel mundial, la sala de reuniones se utiliza solamente un 30% de la jornada de trabajo. Se debe hacer hincapié en aumentar la cantidad de áreas más pequeñas de reuniones y espacios de colaboración, así como reasignar algunos espacios para apoyar las actividades de trabajo enfocadas y privadas.

3. Alinear el espacio de trabajo con los objetivos organizacionales

Los empleados de todo el mundo permanecen aislados en su escritorio una gran cantidad de tiempo, 85 % de su día, lo que puede resultar en una menor colaboración con pares y directivos. En relación a esto, Chin añade: “Se debe dar gran importancia a espacios más tranquilos y sin distracciones para el trabajo enfocado, sobre todo en las oficinas abiertas y con mucho personal. La pregunta que la mayoría de las empresas deberían hacerse es cómo trabajan sus empleados y cuáles son sus objetivos y exigencias organizacionales. Sólo alineando estas dos perspectivas fundamentales, las compañías pueden implementar una estrategia en el espacio de trabajo capaz de transformar la rentabilidad del negocio”.

Fuente: CBRE Argentina

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