Si tuviera la posibilidad de diseñar hoy un software de inventario, clasificación y gestión de espacios, ¿qué funcionalidades incorporaría en él?

Después de implantar soluciones de software de primer nivel como IBM TRIRIGA, ARCHIBUS y de estudiar y analizar el resto de las grandes soluciones como MANHATTAN, PLANON… contestar a esta pregunta me llevará varios artículos.

Hoy quiero reflexionar sobre una de las características básicas de la gestión de espacios: El inventario de espacios.

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Los gestores de inmuebles necesitan tener controlado lo que está bajo su responsabilidad. A nivel de “Espacios”, el primer trabajo a realizar por el facility manager es crear el inventario de todos sus espacios. Los gestores de espacios trabajan con soluciones CAD como BRICSCAD, AUTOCAD, MICROSTATION… y como no suelen disponer de soluciones especializadas de gestión de espacios complementan estas soluciones CAD con MS EXCEL.

Para conocer ese inventario la labor de los gestores es muy pesada y con alto riesgo de cometer equivocaciones. El proceso habitual pasa por dibujar polilíneas en AUTOCAD, consultar sus propiedades y memorizar el área que lo traspasan de manera manual a un hoja de MS EXCEL. Ya en la hoja de cálculo dedican numerosas horas a consolidar la información de todos los archivos CAD y a realizar gráficos.

Cuando a los gestores de espacios o a los proveedores de servicios se les enseñan como las soluciones CAFM vinculan la información gráfica a la base de datos y que se automatiza toda esa carga de información en el sistema, ven muy útil y práctico tener una solución de éste tipo. El problema muchas veces viene en el precio que necesitan pagar para disponer de él: proyectos de implantación de demasiados meses, compra de software, preocuparse de copia de seguridad de la base de datos y de los planos… en definitiva de muchos euros que necesitan desviar de sus presupuestos.

Si yo desarrollara un software de inventario y gestión de espacios en el siglo XXI por supuesto que sería bajo la modalidad de software como servicio, una solución web que permitiera el acceso a la información gráfica y alfanumérica desde cualquier sitio, que facilitara que los proveedores de adecuación de oficinas colaboraran en el mantenimiento de la información de manera sencilla, que utilizara múltiples software CAD y no sólo los software potentes de primer nivel, que incorporara diferentes codificaciones estándares del mercado, que me diera acceso a múltiples informes e incorporara de manera estándar los indicadores necesarios para una adecuada evaluación del estado de mis espacios y que me ayudara a la toma de decisiones para que mi empresa aprovechara de la mejor manera posible un recurso importante de la organización: el espacio.

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Muchos sistemas implican tener una rigidez de procedimientos muy elevada de cara al mantenimiento de la información gráfica. Los planos CAD 2D deben modificarse teniéndose que mantener abierta la solución CAFM teniendo mucho cuidado con no borrar elementos que ya está en la base de datos y sobre los cuales tenemos otras cuestiones enlazadas como órdenes de trabajo, garantías… Por lo tanto un nuevo sistema debería de facilitar la flexibilidad y la forma de cómo se modifica la información gráfica.

Para muchos clientes mantener los espacios en planos en dos dimensiones es suficiente. Una forma sería la de almacenar toda la información necesaria en la base de datos y que los dibujos se regeneran automáticamente cada vez que se necesitara modificar algo.

Pero el sistema debería ser compatible con las nuevas tendencias del mercado en cuanto a diseño y construcción de edificios. Si los equipos de arquitectura trabajan ya bajo la metodología BIM y usan software BIM, la información que el gestor de espacios necesita ya estará en esos modelos virtuales que están construyendo. Una solución del siglo XXI debería aprovechar toda esa información que generan software como AUTODESK REVIT, BENTLEY AECOSIM, BRISCAD BIM, ALLPLAN… para consolidarla en su sistema y ofrecer los informes necesarios para que los arquitectos validen si las planificaciones de espacios que realizan están cumpliendo con los requerimientos necesarios marcados por el responsable de inmuebles que les encargó el proyecto.

Resumiendo, el sistema de espacios del siglo XXI debe ser sencillo para que el mantenimiento de la información se pueda realizar sin altos conocimientos CAD por parte de los gestores de espacios, debe ser económico y fácil de implantar y debe ser potente para aprovechar la información de aquellos inmuebles que ya comienzan a emplear metodología y software BIM.

Por último, me gustaría destacar de todas esas palabras una: el sistema debe ser sencillo y fácil de usar. Muchas veces nos empeñamos en complicar los temas y en hacer lo fácil, muy difícil. La disciplina de “Facility Management” es una disciplina muy completa y compleja y de alto valor para las empresas. Los gestores de inmuebles tienen un gran reto en sus empresas: el de demostrar que con una gestión profesional y eficiente de los activos pueden ayudar a su empresa a ser más competitiva en el mercado. La dificultad del FM no debe estar en las herramientas que maneja. Las soluciones de software deben estar al servicio de los gestores de inmuebles y a no esclavizarles en la labor de mantener actualizada la información que ellos necesitan.

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No podemos convertir el “Facility” Management en “Dificility” Management por culpa de las soluciones informáticas que los gestores usen. Eso ocurre cuando queremos usar soluciones ERP, GIS para la gestión de inmuebles o soluciones muy sofisticadas, rígidas y caras. Hoy en día no podemos gestionar inmuebles de manera eficiente sin disponer de soluciones informáticas especializadas que nos ayuden y apoyen a un precio justo.

El “VALOR” no está en el precio del software ni el precio del implantador de software. El “VALOR” estará en el uso que el gestor del inmueble sea capaz de dar a esos datos que se almacenan en una solución informática. Los gestores deben de dedicar su tiempo en pensar y planificar actuaciones que permitan a su empresa rentabilizar al máximo los recursos que destina a los inmuebles. La tecnología nos debe ayudar a disponer de información pero nunca suplirá a quien debe tomar las decisiones. Los facility managers serán los que deban saber y definir el modelo de gestión que quieren implantar en sus inmuebles.

Javier Garcia Montesinos

Socio fundador en Real Estate & Facility Management Expertise Group

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